Documenti Strutturati e Destrutturati

Le esigenze di un’azienda relativamente alla gestione delle Schede tecniche di Prodotto o Articolo sono diverse:

gestire le schede tecniche o specifiche di prodotto, emettere schede tecniche in lingua, aggiornare velocemente le schede tecniche, archiviare le revisioni delle schede tecniche, inserire in modo autonomo immagini, schemi e tabelle, consentire a utenti diversi di inserire le informazioni di competenza

Iritardi e gli errori generati durante il processo di gestione delle schede articolo (clienti e/o fornitori) causano inefficienze e danni all’azienda. Ne è complice anche il disordine creato dai documenti strutturati e destrutturati, necessari alla creazione ed all’aggiornamento delle schede. Questi documenti possono portare una certa confusione nella gestione di tutte le esigenze viste poco fa.

Ma qual è la differenza tra documenti strutturati e documenti destrutturati?

  • I documenti strutturati sono quelli prodotti sotto forma di spool di stampa, file pdf o xml.
    La caratteristica che contraddistingue questi documenti è la loro creazione, che avviene secondo regole fisse, ad esempio un numero fisso di righe per pagina. Questi documenti quindi hanno una struttura fissa, identica per insiemi o sottoinsiemi di documenti. Possiamo quindi trattare questi documenti con delle regole precise attraverso degli schemi.
  • I documenti destrutturati invece sono generati senza regole precise, come ad esempio un documento word, altre volte invece può capitare che inizialmente alcuni documenti siano nati in forma strutturata ma, in seguito, per chi li deve gestire cambino natura come ad esempio le fatture di acquisto.
    La loro caratteristica è il non poter applicare regole fisse di gestione.
    Le informazioni destrutturate possono essere digitali, come word, excel o mp3, oppure possono essere di natura cartacea.

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